Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

2. INFORMACIÓN QUE RECOPILAMOS

Para la correcta prestación de nuestros servicios como plataforma de Inteligencia Artificial para investigación legal, NORMINA recopila las siguientes categorías de información:

• Datos de Registro y Facturación: Nombre completo, correo electrónico, documento de identidad (C.C., NIT, Pasaporte u otro aplicable a su país), dirección y datos de pago. Al iniciar sesión con Google o con Microsoft recibimos el nombre y el correo electrónico de la cuenta, y de Google también la foto de perfil; no guardamos los tokens de acceso de ese inicio de sesión. (Los datos de tarjetas de crédito son procesados directamente por Stripe; NORMINA no almacena números de tarjetas).
• Datos de Uso y Navegación: Dirección IP, tipo de navegador, historial de accesos, consumo de créditos y metadatos de uso de la Plataforma.
• Perfil Profesional: Contexto profesional, jurisdicción, áreas de práctica, objetivos y canal por el que el Usuario conoció la Plataforma, según lo declare al registrarse.
• Contenido del Cliente (Datos Sensibles y Legales): Textos, consultas (prompts), conversaciones, borradores, documentos, expedientes y archivos que el Usuario suba a la Plataforma para su análisis.
• Integraciones (opcionales): Si el Usuario conecta Google Drive, la Plataforma accede sólo a los archivos que él elige. Si conecta Gmail, accede a sus correos con permiso de solo lectura para mostrarle los mensajes y adjuntos que elija importar. Si conecta una cuenta de Microsoft, recibe permiso de solo lectura sobre los archivos de OneDrive a los que esa cuenta tiene acceso y, si el Usuario o el administrador de su organización amplían ese acceso, también sobre los de SharePoint y Teams; con él le muestra sus carpetas y los resultados de sus búsquedas, copia a la Plataforma sólo los archivos que el Usuario elige importar y no modifica, borra ni comparte nada en Microsoft. Los tokens de estas conexiones se guardan cifrados, y el Usuario puede desconectarlas en cualquier momento desde la configuración de integraciones, lo que borra esos tokens de la Plataforma.
• Monitor (opcional): Los radicados de los procesos y los nombres y números de identificación de las partes que el Usuario registra para vigilar. Con ellos consultamos los portales públicos de la Rama Judicial y asociamos a sus asuntos las actuaciones y documentos públicos que obtenemos.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales (Registro, Facturación y Uso) serán tratados con las siguientes finalidades:

• Crear y gestionar la cuenta del Usuario y su límite de suscripción/créditos.
• Proveer los servicios de la Plataforma y brindar soporte técnico.
• Vigilar los procesos judiciales que el Usuario registra en Monitor y avisarle por correo de sus novedades.
• Procesar pagos, emisión de *invoices* (recibos) y gestión de cobranza.
• Enviar notificaciones importantes sobre cambios en el servicio, políticas o incidentes de seguridad.
• Personalizar la experiencia de la Plataforma según el perfil profesional, jurisdicción, áreas de práctica y objetivos declarados por el Usuario.
• Realizar análisis internos de adopción, perfiles de uso y canales de adquisición para mejorar el producto y orientar decisiones de marketing. Estos datos no se utilizarán para comunicaciones comerciales sin una autorización separada del Usuario.
• Cumplir con obligaciones legales, fiscales (ej. normas del IRS en EE. UU.) y requerimientos de autoridades competentes.

5. COMPARTICIÓN DE DATOS Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

NORMINA AI LLC es una entidad estadounidense. Para operar la Plataforma nos apoyamos en los siguientes proveedores, que actúan como Encargados del Tratamiento y sólo reciben la información necesaria para su función:

• Infraestructura: Vercel (aplicación web), Neon (base de datos, alojada en Amazon Web Services), Railway (asistente de IA, Monitor y servicios internos), todos en Estados Unidos, y Cloudflare R2 (almacenamiento de documentos y adjuntos).
• Inteligencia Artificial: Google Cloud, con los modelos Gemini en Vertex AI (respuestas del asistente, lectura y reconocimiento de texto de documentos, lectura de actuaciones judiciales, títulos y búsqueda semántica); Anthropic, con el modelo Claude (redacción en el modo avanzado y respaldo cuando Gemini no responde); Cohere (orden por relevancia de fragmentos de documentos), y Tavily (búsqueda web).
• Correo electrónico: Resend, que envía los avisos de Monitor (radicado, despacho, partes y actuación) y los avisos de la cuenta y de pago.
• Pagos: Stripe, que procesa la información transaccional.
• Identidad e integraciones: Google y Microsoft, para el inicio de sesión; Google Drive, Gmail, OneDrive y SharePoint, si el Usuario los conecta.
• Monitoreo de disponibilidad: Better Stack, que comprueba que el servicio responda y no recibe Contenido del Cliente.
• Analítica: con el consentimiento del Usuario, Google Analytics y Meta Pixel miden el uso de la Plataforma y las campañas. Vercel Analytics mide las visitas sin cookies y recibe sólo la ruta de la página. Los detalles están en la Política de Cookies.

Los datos se alojan principalmente en Estados Unidos. Algunos proveedores, como Google, Cloudflare y Cohere, pueden procesarlos en otras regiones de su infraestructura. Estas transferencias internacionales se realizan conforme a la ley aplicable.

Para Monitor, la Plataforma consulta los portales públicos de la Rama Judicial con los radicados y documentos de identificación que el Usuario registra.

NORMINA no vende, alquila ni comercializa bases de datos o información de los Usuarios a terceros bajo ninguna circunstancia.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES (CUMPLIMIENTO NORMATIVO)

NORMINA AI LLC respeta los marcos legales de protección de datos aplicables a los usuarios en sus respectivas jurisdicciones (incluyendo, a modo de referencia para clientes en Colombia, las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 de *Habeas Data*). Como titular de los datos personales, el Usuario tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable.
• Solicitar prueba de la aceptación otorgada para el tratamiento de datos.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista una obligación legal o contractual que exija su retención (por ejemplo, el mantenimiento de registros contables y facturas para el fisco).
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

Para ejercer sus derechos (consultas, reclamos, actualización de información o eliminación de cuenta), el Usuario deberá enviar una solicitud al correo electrónico: harold@normina.ai, utilizando el correo electrónico asociado a su cuenta y adjuntando, de ser necesario para validar su identidad, una copia de su documento legal, indicando claramente su petición.

8. RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS (DATA RETENTION)

El "Contenido del Cliente" (documentos y chats generados) permanece en la cuenta del Usuario hasta que este lo elimine desde la interfaz de la Plataforma o hasta que elimine su cuenta.

Eliminación desde la Plataforma: cuando el Usuario elimina un documento, una carpeta, un asunto o una conversación, el registro y sus archivos se eliminan de nuestro almacenamiento activo de forma inmediata; si el almacenamiento no responde en ese momento, el borrado se reintenta automáticamente dentro de la hora siguiente. La memoria de trabajo del asistente asociada se purga dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes. Los contactos del directorio del Usuario, incluidos los que se extrajeron de un documento, permanecen hasta que él los elimine. Esta acción no es reversible desde la interfaz.

Eliminación de la cuenta: la solicitud cierra el acceso de inmediato e inicia un período de gracia de treinta (30) días, durante el cual el Usuario puede recuperar la cuenta iniciando sesión nuevamente. Transcurrido ese plazo sin recuperación, el Contenido del Cliente se destruye de nuestro almacenamiento activo mediante un proceso automático.

Copias de seguridad: el contenido eliminado puede subsistir en copias de respaldo cifradas hasta un máximo de treinta y cinco (35) días, plazo tras el cual dichas copias rotan por completo. Durante ese intervalo el contenido no es accesible desde la Plataforma y no se utiliza para ninguna finalidad.

Registros que se conservan: el registro de actividad de cada organización (quién creó, modificó o eliminó contenido, con el nombre de los elementos afectados) se conserva doce (12) meses. Los reportes de respuestas que el Usuario envía voluntariamente a NORMINA incluyen una copia de la pregunta y la respuesta reportadas, y se conservan hasta que el Usuario elimine su cuenta. Los registros técnicos de la infraestructura se conservan por los plazos de cada proveedor.

Los datos básicos de registro y facturación se conservarán únicamente por el tiempo que exija la legislación mercantil y tributaria aplicable a NORMINA AI LLC en los Estados Unidos, con independencia de la eliminación del Contenido del Cliente.

9. SEGURIDAD, INCIDENTES Y ACCESO DEL PERSONAL

El personal de NORMINA no accede al Contenido del Cliente salvo para prestar el soporte que el Usuario solicite, atender un incidente de seguridad o cumplir una obligación legal.

Si un incidente de seguridad afecta los datos del Usuario, NORMINA se lo informará sin demora indebida y lo reportará a la autoridad de protección de datos cuando la ley lo exija.

Para reportar una vulnerabilidad o un incidente, escriba a harold@normina.ai.

10. SUCESIÓN Y CESIÓN CORPORATIVA

El Usuario autoriza expresamente a NORMINA AI LLC para que, en caso de reestructuración empresarial, fusión, adquisición o venta sustancial de activos, la base de datos y la posición de Responsable del Tratamiento puedan ser transferidas a la nueva entidad jurídica adquirente. Dicha entidad quedará sujeta de manera estricta a las mismas obligaciones de confidencialidad y protección descritas en esta Política de Privacidad. El Usuario será debidamente notificado de cualquier cambio de control a través del correo electrónico registrado.

11. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

NORMINA se reserva el derecho de modificar o actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios legales, tecnológicos o de modelo de negocio. La versión más reciente estará siempre disponible en este enlace. Cualquier cambio material que reduzca los derechos de privacidad de los Usuarios será notificado directamente a través de la Plataforma o mediante correo electrónico con anticipación a su entrada en vigor.